Veri işleme sözleşmesi
Sürüm 1.0 · Güncellendi:
Bu sözleşme, bir binayı Bina’da oluşturan yöneticinin, binanın yönetimi adına kabul ettiği veri işleme sözleşmesidir (sürüm 1.0, 22 Ekim 2026). Yönetici bina oluştururken sözleşmeyi kabul eder; kabulün sürümü, zamanı ve hesabı kaydedilir.
Taraflar. Veri sorumlusu: kabul eden yöneticinin temsil ettiği bina yönetimi (Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamındaki yönetici ya da yönetim kurulu). Veri işleyen: Bina (bina.sayfa.app, [email protected]). Hesap verileri için veri sorumlusu Bina’dır; bu sözleşme onları kapsamaz (gizlilik politikası).
1. Konu ve amaç
Bina, yönetim adına ve yalnız onun yazılı talimatıyla, binanın aidat, ödeme, gider, duyuru ve belge kayıtlarını tutar. Amaç; aidat yönetimini, ödeme ve gider kaydını, sakinlere bakiye ve hesap özeti göstermeyi ve yıl sonu hesabını sunmaktır. Bunun dışında bir amaçla işleme yapılmaz. Bu sözleşme ve uygulamanın kullanımı, yönetimin talimatıdır.
2. İşlenen veriler ve ilgili kişiler
- İlgili kişiler: binanın yöneticileri, yönetim kurulu üyeleri, denetçileri, ev sahipleri ve kiracıları; sakinlerin hesap özeti bağlantısını kullananlar.
- Veri türleri: ad, e-posta, isteğe bağlı telefon, daire bağlantısı, aidat borçları, ödemeler ve makbuzlar, giderler ve fişleri, duyuru ve mesajlar, yüklenen belgeler, işlem kayıtları.
- T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ve KVKK md. 6’daki özel nitelikli kişisel veriler istenmez; yönetim bunları Bina’ya yüklememeyi üstlenir.
3. Süre
Sözleşme, bina Bina’da var olduğu sürece geçerlidir ve binanın Bina’dan ayrılmasıyla sona erer.
4. Veri işleyenin yükümlülükleri
Bina, KVKK md. 12 uyarınca:
- verileri yalnız yönetimin talimatıyla ve 1. maddedeki amaçla işler; talimat hukuka aykırıysa bildirir;
- verilere hukuka aykırı erişimi önlemek ve verilerin güvenliğini sağlamak için uygun teknik ve idari tedbirleri alır: her binanın verisi satır düzeyinde güvenlikle diğer binalardan ayrılır; her istekte üyelik ve yetki sunucuda denetlenir; trafik HTTPS ile şifrelenir; işlem kaydı tutulur; oturumlar sonlandırılabilir; yedekler 30 gün saklanır;
- verilere erişebilen çalışanlarını gizlilik yükümlülüğü altında tutur; Bina çalışanları bir binayı varsayılan olarak göremez, yalnız yöneticinin verdiği 7 günlük okuma erişimiyle okuyabilir ve her okuma binanın Etkinlik kaydına yazılır;
- verileri başka amaçla kullanmaz, satmaz, reklam ya da profil çıkarma için işlemez;
- ilgili kişilerin KVKK md. 11 başvurularını yanıtlamada yönetime yardım eder; kendisine gelen başvuruyu yönetime iletir;
- bir veri ihlalini öğrendiğinde yönetime gecikmeden bildirir; böylece yönetim KVKK md. 12/5’teki 72 saatlik bildirim yükümlülüğünü yerine getirebilir;
- yönetimin talebi üzerine, yükümlülüklerini yerine getirdiğini gösteren bilgiyi verir;
- yönetim, binanın verilerini istediği an her planda dışa aktarabilir.
5. Yönetimin yükümlülükleri
Yönetim, sakinleri KVKK md. 10 uyarınca aydınlatmaktan, verileri hukuka uygun işlemekten ve kendi sorumluluğundaki kararlardan (örneğin borçlu listesinin yayımlanması) sorumludur. Borçlu listesi yalnız binanın bu yönde bir kararı uygulamaya kaydedilmişse yayımlanır.
6. Alt işleyenler
Yönetim, Bina’nın aşağıdaki alt işleyenleri kullanmasına izin verir:
| Alt işleyen | İş | Yer |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Sunucu ve veritabanı | Finlandiya (AB) |
| Cloudflare, Inc. | Trafik ve e-posta iletimi | Global |
| Amazon Web Services (Amazon SES) | E-posta gönderimi | İrlanda (AB) |
| Apple | Apple ile giriş, bildirimler | Global |
| RevenueCat, Inc. | Yönetici aboneliğinin doğrulanması; kişisel veri almaz | ABD |
Bu alt işleyenlerin bir kısmı Türkiye dışında olduğundan aktarım KVKK md. 9 kapsamındadır. Bina, alt işleyenlerle bu sözleşmedekine denk koruma sağlayan şartlar kurar. Alt işleyen listesi değişirse Bina bunu bu sayfada ve uygulamada önceden duyurur; yönetim değişikliğe itiraz ederse binayı dışa aktarıp hesabını kapatabilir.
7. Süre sonunda silme ve iade
Bina Bina’dan ayrılırken yönetim kayıtlarını dışa aktarabilir. Ayrıldıktan sonra binanın verileri, hukuki kayıt niteliğindeki işlem kaydı ve defter dahil, 10 yıl sonra silinir; veritabanı yedeklerindeki kopyalar en geç 30 gün içinde kendiliğinden silinir. Bu süre, yönetimin yasal saklama yükümlülüklerini karşılamak içindir. Yönetim daha erken silme isterse [email protected] adresine yazar; yasal saklama yükümlülüğü olmayan veriler silinir.
8. Denetim
Yönetim, Bina’nın bu sözleşmeye uyduğunu makul bir önbildirimle, kendi masrafıyla ve Bina’nın işleyişini aksatmayacak şekilde, yazılı bilgi isteyerek denetleyebilir.
9. Uygulanacak hukuk
Bu sözleşmeye Türkiye Cumhuriyeti hukuku uygulanır. Sözleşme kullanım koşullarının parçasıdır.